Cómo y cuándo legalizar un documento. 📌 En este blog os vamos a resolver muchas dudas sobre la legalización y la traducción de documentos públicos. Antes de empezar, quiero avisaros de que encontraréis un videotutorial abordando este tema y varios enlaces a la página del Gobierno de España para que podáis tener toda la información detallada y actualizada 👇¡Así que vamos a ello!👇
📌 Qué es la legalización de un documento
La legalización de un documento es un trámite que se realiza para dar validez a un documento público extranjero ✅. Comprueba la firma y la calidad en la que la autoridad firmante del documento ha actuado. La legalización no certifica el contenido ni el destino del documento.
📌 Cuándo no hay que legalizar un documento 📌
💼 Todo documento público extranjero ha de ser legalizado para presentarse en España, igual que todo documento español que deba presentarse en el extranjero debe estar legalizado.
Ahora bien, para fomentar el intercambio de ciudadanos entre países, se están facilitando cada vez más este tipo de trámites. ¿Cómo? Gracias a instrumentos como el Convenio de la Haya o el nuevo Reglamento 2016/1191 de la Unión Europea.
Legalización de documentos entre países de la Unión Europea
La Unión Europea trabaja en la dirección de formar un «país único». Por ello facilita la libre circulación de todos sus ciudadanos. Con este mismo fin, el Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, va dirigido a simplificar los trámites con documentos públicos dentro de la Unión Europea.
Este Reglamento exime de legalizar o apostillar algunos de los documentos públicos en la Unión Europea y la traducción de los documentos que vayan acompañados de un impreso estándar multilingüe y/o de una traducción certificada de alguno de los países miembros.
👉 Por esto es tan importante preguntar en el organismo receptor, dado que te puedes ahorrar tiempo y dinero en algunos trámites.
El Convenio de la Haya
📌 Hay un conjunto de países que firmaron el XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961. Este convenio exime de legalizar los documentos entre estos países, aunque sí que has de añadir un sello o apostilla a tu documento para autentificarlo. El listado de países es muy largo, si quieres saber qué países están dentro de este convenio y obtener más información sobre cómo y dónde puedes apostillar tu documento, en este enlace encontrarás toda la información sobre la apostilla de la Haya. Puedes informarte presencialmente en el Ministerio de Justicia (calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid, tel. 902 00 72 14)
Otros convenios
Aparte del Reglamento Europeo y el Convenio de la Haya, también tenemos otros:
Convenio de Atenas:
- Estados firmantes: Austria, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal y Turquía.
Convenio de Viena:
- Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Serbia, Suiza y Turquía.
Convenio de Londres:
- Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, España, Estonia, Francia, Grecia, Irlanda, Islandia, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Moldavia, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Rusia, Suecia, Suiza y Turquía.
Canje de Notas con la URSS:
- Estados firmantes: Rusia.
👇
Encontrarás toda la información en este enlace a la página del Gobierno de España.
📌 Cómo legalizar documentos españoles 📌
Legalización de documentos españoles en España (vía diplomática: MAEUEC)
Emitidos por la Administración General del Estado.
En esta categoría se incluyen los documentos expedidos por las autoridades, organismos públicos y entidades gestoras de la Seguridad Social.
El primer paso es legalizar el documento en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Una vez realizado este trámite, deberemos repetirlo en la embajada o consulado extranjero en España del país al cual va dirigido.
🖐 Por ejemplo, si tienes que presentar unos documentos en Vietnam, primero deberás legalizarlos en el MAEUEC y posteriormente en la embajada o consulado de Vietnam en España.
Emitidos por las comunidades
Para legalizar un documento público expedido por una autoridad, funcionario u organismo público de una comunidad autónoma, deberás seguir el siguiente proceso:
2️⃣ Sección de Legalizaciones del MAEUEC.
3️⃣ Una vez hechos estos dos trámites, deberemos repetirlos en la embajada o consulado extranjero en España del país al cual va dirigido.
Emitidos por los ayuntamientos, diputaciones, cabildos y otros
1️⃣ Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
2️⃣ Sección de Legalizaciones del MAEUEC.
3️⃣ Una vez hechos estos dos trámites, deberemos repetirlos en la embajada o consulado extranjero en España del país al cual va dirigido.
Notariales
Documentos en los que el notario da fe de ellos, como actas, escrituras, compulsas, certificaciones, etc.
Proceso que hay que seguir para la legalización:
1️⃣ Notarios
2️⃣ Colegios notariales
3️⃣ Ministerio de Justicia
4️⃣ Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEUEC)
Judiciales
Documentos como las actas de nacimiento, matrimonio, defunción, fe de vida, resoluciones judiciales, etc.
Este es el proceso:
1️⃣ Tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma en cuestión.
2️⃣ Ministerio de Justicia.
3️⃣ Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
4️⃣ Embajada o consulado del país extranjero en España.
Certificados médicos
El médico debe rellenar el formulario oficial editado para este proceso. Tiene que firmarlo y estampar su sello como colegiado. Después, el proceso para legalizarlo es el siguiente:
1️⃣ Colegio médico
2️⃣ Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España
3️⃣ Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación
4️⃣ Embajada extranjera acreditada en España del país al cual va dirigido
Académicos
Para documentos académicos, es mejor consultar el siguiente enlace, dado que cada expediente o certificado tiene unas normas de legalización diferentes.
📌 Apostilla de la Haya 📌
La apostilla en documentos españoles
La apostilla sirve para simplificar la legalización de los documentos. Mediante la apostilla se estampa un sello y una firma en el documento en cuestión. Esta es solo válida 👉 para países que estén dentro del Convenio de la Haya. Para apostillar un documento, debes hacerlo a través del Ministerio de Justicia.
La apostilla en documentos extranjeros
En España apostilla el Ministerio de Justicia. En los países extranjeros, lo hace el organismo competente.
🥇 Traducciones oficiales 🥇
Válidas en España
- Realizadas en Representación Diplomática de España en el extranjero y legalizadas por MAEUEC.
- Realizadas en Representación Diplomática del país de origen del documento en España y legalizadas por el MAEUEC.
- Realizadas por un 👉 traductor-intérprete jurado nombrado por el MAEUEC.
Válidas en el extranjero
Hay que consultar a las autoridades de cada país a través del consulado o la embajada acreditados en España. Si estas necesitan el sello del Ministerio, se pueden usar los tres métodos vistos en el punto anterior.
📌 Cómo legalizar documentos públicos extranjeros 📌
Legalización de documentos extranjeros en el extranjero
Para este tipo de legalización tenemos que seguir el siguiente proceso:
1️⃣ Legalizar el documento en el organismo competente según la legislación del país.
2️⃣ Legalizar el documento en el Ministerio de Asuntos Exteriores del país extranjero.
3️⃣ Legalizarlo en el consulado de España en dicho país.
Si el documento va a entregarse en el Registro Civil español, además deberemos legalizarlo en última instancia en el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión europea y Cooperación.
Legalización de documentación extranjera en España
La documentación expedida por embajadas extranjeras acreditadas en el Estado español deberá legalizarse en el MAEUC para que sea válida en nuestro país.
